Waar moet je als startende zzp'er rekening mee houden?

De afgelopen jaren is het aantal zzp'ers flink gestegen en ondertussen bemiddelen we bij Treffer ook steeds meer zzp’ers voor mooie opdrachten. Werken als zzp’er brengt enige voordelen met zich mee. Steeds meer mensen kiezen ervoor om te starten als zzp’er om de volgende redenen:

• Vrijheid en flexibiliteit
• Het kiezen van je eigen werkzaamheden
• De afwisseling in het werk
• Je bepaalt je eigen tarief
• Veel mogelijkheden om je netwerk vergroten

Maar als zzp’er zijn er ook dingen waar je rekening mee moet houden voordat je kunt beginnen aan een opdracht. Om het gemakkelijk te maken hebben wij hieronder alle punten op een rijtje gezet in de volgende checklist voor zzp’ers:

1. Voorbereiding

Werken als zzp’er klinkt heel gunstig en dat is het ook, maar het neemt ook het ondernemersrisico met zich mee. Zo heb je bijvoorbeeld geen zekerheid voor opdrachten of inkomen. Het is dus verstandig om eerst goed de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen en daarbij te onderzoeken of jouw idee net zo succesvol klinkt voor vrienden en familie.

Het schrijven van een ondernemingsplan is een mooi handvat om te overwegen of jouw verwachtingen wel realistisch zijn. Gebruik dit plan om in kaart te brengen wat er allemaal komt kijken bij het werken als zzp’er. Om een ondernemingsplan compleet te maken voeg je ook een SWOT-analyse toe en schrijf je een financiële begroting. Nu heb je alles in huis om te beoordelen of het verstandig is om deze stap te gaan maken.

2. Inschrijven bij de KVK

Als zzp’er ben jij jouw eigen bedrijf en elk bedrijf moet ingeschreven zijn bij de KVK. Dat begint natuurlijk met een bedrijfsnaam. Heb jij er al een bedacht? Denk dan eens na over de rechtsvorm.

Een bedrijf kan verschillende rechtsvormen hebben. De rechtsvorm heeft invloed op fiscale gevolgen en ook voor de aansprakelijkheid. Het grootste deel van de zzp’ers start met een eenmanszaak, maar in sommige gevallen wordt er gekozen voor een besloten vennootschap (bv). Beslis dus eerst bij welke vorm jij je het prettigst voelt en welke het beste aansluit op jouw plannen.

Dan is er nog één belangrijk ding om voorafgaand over na te denken: De bedrijfsomschrijving. Dit omschrijft aan welke activiteiten jij deelneemt als zzp’er. Het is als zzp’er mogelijk om je bezig te houden met meerdere activiteiten binnen je bedrijf (als eenmanszaak).

Nu kun je een afspraak maken om je bedrijf in te schrijven bij de KVK. Bij deze afspraak krijg je ook je KVK-nummer mee. De KVK geeft vervolgens automatisch zelf jouw gegevens door aan de Belastingdienst.

3. Huisvestiging

Naast alle ontastbare zaken die geregeld moeten worden is het ook belangrijk om na te denken over hoe het bedrijf fysiek gaat bestaan. Het grootste deel van de zzp'ers heeft geen bedrijfsruimte nodig. Dit komt doordat zij werken op de locatie van de opdrachtgever. Voor de zzp’ers die dit niet willen of kunnen zijn er nog tal van andere opties voor de huisvestiging van jouw bedrijf. Zo kun je bijvoorbeeld thuis werken of in een bedrijfspand. Wat ook interessant kan zijn is een verzamelgebouw. Hier zit je met meerdere bedrijven in een gezamenlijk pand. Start je bedrijf op een plek die bij jou past.

4. Verzekeringen

Als zzp'er loop je risico’s waar je zelf verantwoordelijk voor bent. Door gebruik te maken van algemene voorwaarden leg je de regels vast die leidend zijn voor een overeenkomst.

Voor de overige risico's kun je je indekken door je ertegen te verzekeren. Als je voor een opdrachtgever als zzp’er aan de slag gaat, dan ben je aansprakelijk voor jouw eigen werkzaamheden. Mocht er iets mis gaan dan kan een claim hoog in de kosten lopen. Wij hebben de belangrijkste verzekeringen hieronder op alfabetische volgorde gezet:

• Arbeidsongeschiktheid
• Bedrijfsaansprakelijkheid
• Beroepsaansprakelijkheid
• Rechtsbijstand
• Pensioen

5. Administratie

Als zzp’er ben je wettelijk verplicht om de administratie van jouw bedrijf bij te houden en te bewaren. Facturen en offertes moeten aan bepaalde eisen voldoen, alle basisgegevens moeten tot en met zeven jaar terug inzichtelijk zijn en gegevens inzake onroerend goed moeten zelfs tien jaar bewaard worden. De administratie moet ook kunnen aantonen hoeveel BTW je aan de belastingdienst afdraagt.

Het bijhouden van de boekhouding en administratie is voor veel zzp’ers niet het favoriete aspect van zelfstandig ondernemen. Daarom kiest een deel van de zzp’ers ervoor om dit uit te besteden, dit is dus voor jou ook een optie. Mocht je besluiten om dit wel zelf op te gaan pakken dan is het wel belangrijk dat je beschikt over de administratieve basiskennis. Om deze kennis op te doen zijn er online boekhoudprogramma’s en handige apps beschikbaar.

6. Je uurtarief bepalen

Ook niet onbelangrijk is het vaststellen van jouw uurtarief. Maar hoe doe je dat nou precies? Dat kan best lastig zijn. Een te laag tarief heeft meerdere nadelen zoals het opleveren van te weinig inkomsten of opdrachtgevers die je niet serieus nemen. Maar een te hoog uurtarief kan die opdrachtgevers weer afschrikken.

Om je een beetje op weg te helpen kun je het volgende doen:

Bekijk eerst wat je minimaal per maand nodig hebt voor de vaste lasten en voor andere zaken waar je van moet leven. Hier komen je vakantiereservering, inkomstenbelasting, de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering en onvoorziene kosten nog bij. Vervolgens bereken je de zakelijke kosten zoals eventuele kantoorhuur, andere bedrijfsmiddelen, verzekeringen en dergelijke. Deel dit bedrag vervolgens door het aantal uren dat je verwacht te gaan declareren en dit geeft het minimale uurtarief om geen verlies te maken.

Bepaal je uurtarief ook naar ratio van kennis en kunde. Iemand met een opleiding, werkervaring, certificaten zoals VCA, eigen vervoer en eigen gereedschap kan bijvoorbeeld een hoger uurtarief vragen dan iemand die dit niet in bezit heeft. Kijk en vergelijk dus ook met concurrenten.

7. Wet DBA en bepaling loondienst

De Belastingdienst toetst een aantal criteria die bepalen of jij zelfstandige bent. Het kan dus voorkomen dat de Belastingdienst en het UWV jou niet als zzp’er zien. Dit zou via de wet DBA geregeld moeten worden, maar de handhaving op deze wet is momenteel opgeschort. Mocht je zekerheid willen op de beoordeling, dan kun je gebruik maken van vooraf getoetste modelovereenkomsten. Als je werkt volgens de artikelen in de modelovereenkomsten, dan geeft de Belastingdienst vooraf al vrijwaring voor het betalen van loonheffingen. Let op: werken met modelovereenkomsten is dus niet verplicht.

8. Financiering

In principe hebben zzp’ers geen startkapitaal nodig om te mogen beginnen met werken en gaan zij aan de slag op basis van uren en facturen. Maar in sommige gevallen is er wel startkapitaal voor nodig om bepaalde zaken te regelen zoals de administratie, benodigdheden zoals gereedschappen en vervoer, (om)scholing of een bedrijfspand. In dat geval zijn er meerdere manieren om dit startkapitaal bij elkaar te krijgen. Dit begint vaak bij jezelf en je zult dan ook zelf een gedeelte van het startkapitaal moeten financieren. Voor het overige benodigde kapitaal zijn er nog partijen zoals banken, familie, leveranciers of particuliere investeerders. Om deze over te halen om in jouw bedrijf te investeren zal je wel een goed onderbouwd financieel plan moeten hebben.

Hopelijk geeft deze checklist een duidelijk beeld van wat er allemaal komt kijken bij het beginnen als zzp’er en biedt het handvaten voor degenen die het opstarttraject doorlopen.

Alvast op zoek naar leuke opdrachten in de regio Noord-Holland? Je kunt altijd bij ons informeren over de kansen die wij op dat moment hebben door te mailen naar werk@treffer.nl of door ons te bellen op: 072 534 85 71.